أيام العطلة. ايام مريضة. أيام شخصية. الأعياد. بالنسبة لحزن رئيسك المحتمل ، فهذه هي حتمية التوازن بين العمل والحياة: سوف تقضي بعض الوقت بعيدًا عن مكتبك - وستكون أكثر من مجرد استراحة غداء. وللملايين من العاملين في المكاتب هناك ، هناك شيء واحد ضروري للغاية في تلك الأيام ، فأنت لست مقيد بالسلاسل إلى لوحة المفاتيح: رسالة خارج المكتب.
الآن ، صياغة رسالة مثالية خارج المكتب هو فن بقدر ما هو علم. يجب أن تكون محترفة وأنيقة وموجزة وغنية بالمعلومات ومهذبة. تقول جين سكودير ، حاصلة على شهادة الحياة ، والقيادة ، ومدرسة مهنية ، وأستاذ في كلية إدارة الأعمال بجامعة لويولا في شيكاغو: "المفتاح هو توضيح الأشياء الخمسة التالية". "عندما تكون خارج المنزل ، أو عندما تعود ، أو إذا كنت تتفقد رسائل البريد الإلكتروني أم لا ، وإذا كنت متاحًا عبر الهاتف أم لا ، فمن الذي تتصل به في غيابك." بعد ذلك ، تقول ، "الباقي هو مجرد أسلوب!"
مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك التنسيق الموصى به والذي يعمل مع أي موقف:
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا OOO من الأربعاء 15 نوفمبر إلى الجمعة 17 نوفمبر دون الوصول إلى البريد الإلكتروني. إذا كان هذا الأمر عاجلاً ، يرجى الاتصال على. خلاف ذلك ، سوف أرد على جميع الرسائل عندما أعود .
كما ترون ، أنت لست بحاجة إلى تحديد سبب خروجك ؛ هذا ليس من شأن أي شخص سوى عملك ، ووفقًا للظروف ، فإن رئيسك في العمل. من المؤكد أيضًا أن Scudder يلاحظ أن الإشارة إلى توفر هاتفك أو بريدك الإلكتروني أمر اختياري ، ولكن من الجيد أن "تشير إلى أنك ستقوم بالتحقق بشكل متقطع." قد تلاحظ أيضًا أنها "جميع الرسائل" وليست "رسالتك". على الرغم من أنه قد يكون من المغري تخصيص رسالتك الخارجية ، إلا أن استخدام "جميع الرسائل" سيمنح المستلم تذكيرًا خفيًا بأنك تقوم بالتحليل عبر الكثير من رسائل البريد الإلكتروني - قد يستغرق الأمر بعض الوقت للرد.
وأخيرا ، مذكرة حول التواريخ. يوجد بعض الاختلاف العام حول معنى نطاق التواريخ في رسالتك: هل يشير التاريخ الثاني إلى أنك ستعود في ذلك اليوم أم أنه آخر يوم ستغادر فيه؟ في هذا ، فإن Scudder حازم: إنه يشير إلى آخر يوم ستغادر فيه.
بعض القواعد الإضافية التي يجب مراعاتها: إذا كان وقت فراغك يمتد لعطلة نهاية أسبوع ، وستعود إلى أول شيء يوم الاثنين ، فلا داعي لسرد الأحد السابق في رسالتك خارج المكتب ؛ معظم الناس لا يعملون في عطلات نهاية الأسبوع ، لذلك الجمعة السابقة على ما يرام. ولكن ، إذا كنت ستعود يومًا لاحقًا في الأسبوع ، فتأكد من تضمين عطلة نهاية الأسبوع في المساحة الزمنية الخاصة بك ، مثل: من الأربعاء ، 15 نوفمبر إلى الثلاثاء 21 نوفمبر .
الآن وبعد أن أتقنت صياغة رسالة خارج المكتب ، اقرأ عن سبب تفكيرك في تركها في كل وقت — من شخص يتركه بشكل دائم.
للحصول على مزيد من النصائح حول الحياة الأفضل لك ، تابعنا على Facebook الآن!
آري نوتيس آري كبير المحررين المتخصصين في الأخبار والثقافة.