من بين كل الأشياء التي تسبب قدرا هائلا من التوتر في الحياة ، فإن البريد الإلكتروني هو بالتأكيد كبير. وبالنظر إلى أن إحدى الدراسات وجدت أن 28 في المائة من متوسط أسبوع العمل يقضي القراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، فإنه بالتأكيد شيء يستحق المحاولة لمعرفة كيفية الحصول على معالجة أفضل. سواء أكانت رسائل البريد الإلكتروني في وقت متأخر من الليل من رئيسك في العمل هي التي تقودك بالحائط أو مجرد كمية هائلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تسد صندوق الوارد الخاص بك بشكل عام ، فهناك 27 طريقة يمكنك من خلالها أن تصبح مستخدم بريد إلكتروني خالٍ من الإجهاد في الوقت الحالي. ولمزيد من الطرق لإتقان هذا الفن الذي نتمسك به جميعًا كل يوم ، راجع 17 من عبقرية Genius Email Hacks التي من شأنها تحسين حياتك.
1 إلغاء الاشتراك. إلغاء الاشتراك. إلغاء الاشتراك.
صراع الأسهم
لقد حصلت بالفعل على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني من أشخاص تعرفهم ، لذا فإن جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من المتاجر والمنشورات عبر الإنترنت وغيرها من الأماكن العشوائية تكتظ فقط ببريدك الوارد أكثر. انتقل وإلغاء الاشتراك في الأماكن التي لا تهتم بها. وإذا كان هناك الكثير من الأشياء التي لا يمكن التعامل معها بمفردك ، فاستخدم خدمة مثل Unroll.me يمكنها مساعدتك في تخليص بريدك الوارد من مئات الاشتراكات المجهدة في دقائق.
2 البقاء متواجد حاليا خلال عطلة.
تعني العطلة عدم الاضطرار إلى سماع طلب واحد منك ، حتى في نموذج البريد الإلكتروني. فلماذا لا تزال تحقق خلال إجازتك؟ الثانية التي تغادرها لرحلتك ، قم بتشغيل رسالة خارج المكتب لأي شخص يرسل شيئًا ما بطريقتك - ولا تجرؤ على التفكير في تسجيل الوصول. بالتأكيد ، المدراء ليسوا الأفضل في إعطاء موظفيهم الشخصية مساحة عندما تكون خارج على مدار الساعة ، ولكن لديك كل الحق في التمتع البريد الإلكتروني الخاص بك vacay وخالية من الإجهاد. التخلص من السموم الرقمي ، هنا أتيت. ولمزيد من الطرق المذهلة لتحقيق أقصى استفادة من بريدك الإلكتروني ، تحقق من 15 طرقًا لكتابة رسائل بريد إلكتروني خاطئة.
3 اذهب بالقلم والورقة.
صراع الأسهم
في بعض الأحيان ، يعني كونك مستخدمًا إلكترونيًا خالٍ من الإجهاد الابتعاد عن التقنية والاستيلاء على قلم وورق جيد. وفقًا للبحث الذي تم إجراؤه في كلية الأعمال بجامعة هارفارد ، يمكن أن يساعدك تدوين "قائمة الردود" على الرسائل الإلكترونية الواردة التي تحتاج إلى معالجتها في الوصول إليها بشكل أكثر فعالية. بمجرد الانتهاء من إعداد قائمتك ، قم بالرد على ما يجب الرد عليه فعلاً وننسى البقية.
4 استخدم ميزة "الرد الذكي" في Gmail.
5 حد بريدك الإلكتروني إلى جهاز واحد.
في هذه الأيام ، يمكنك الوصول إلى بريدك الإلكتروني في كل مكان تقوم فيه بتشغيل: الكمبيوتر المحمول الخاص بك ، هاتفك ، جهازك اللوحي ، وساعتك الذكية (إذا كنت تعرف ، لديك واحد منها). نعم ، هذا كثير من الإخطارات. وجدت دراسة استقصائية من مركز العمل في المستقبل أن أولئك الذين تلقوا رسائل بريد إلكتروني على أجهزتهم لديهم مستويات أعلى من الضغط - إنها مجرد بيانات كثيرة للغاية لشخص واحد لا يزال عاقلاً. بدلاً من ذلك ، حاول التحقق من بريدك الإلكتروني فقط على جهاز واحد ، وليس جميعها. وللمزيد من الطرق لإتقان هذا الفن اليومي ، لا تفوت رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة للأعمال الـ 15 التي تميزك.
6 تحقق فقط من بريدك الإلكتروني في أوقات معينة.
7 وبالتأكيد لا تحققه في الصباح أو في الليل.
صراع الأسهم
تمكن التكنولوجيا الناس من العمل على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع إذا أرادوا ذلك: لن تضطر إلى التوقف مطلقًا . بالتأكيد ، من الجيد الحفاظ على أجزاء من يومك خالية من البريد الإلكتروني. وفقًا لأشخاص في مركز عمل المستقبل ، قال المشاركون في الاستطلاع إن فحص رسائلهم في الصباح أو في وقت لاحق من الليل يزيد من مستويات التوتر لديهم. وكيف لا تستطيع ذلك؟ تشاهد أشياء تؤدي فقط إلى مزيد من الضغط من رئيسك ومعارفك وكل شخص آخر في حياتك. من خلال الإغلاق ، ستعطي نفسك أخيرًا فرصة لتجديد نشاطك.
8 املأ حقل "إلى" الأخير.
صراع الأسهم
كم مرة قمت بإرسال بريد إلكتروني قبل أن تكون مستعدًا لإرساله؟ أو أدركت أنك ارتكبت خطأ بعد النقر على هذا الزر؟ كما يمكن لأي شخص أن يشهد ، ليس شعورًا جيدًا. يحتوي Gmail على ميزة "تراجع" تتيح لك ، لفترة قصيرة ، "إلغاء إرسال" رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن هناك طريقة واحدة سهلة لتجنب أي حوادث في المقام الأول. حتى يتم تصحيح بريدك الإلكتروني وجاهز للذهاب ، اترك حقل "إلى" فارغًا. بعد ذلك ، عندما تكون مستعدًا للإرسال ، يمكنك كتابة اسم المستلم وإخراج بريدك الإلكتروني دون أي خطأ.
9 لا تترك بريدك الإلكتروني مفتوحًا طوال اليوم.
إذا كنت من الأشخاص الذين لديهم بريد إلكتروني مفتوح دائمًا وكان يصرف باستمرار رسائلي الواردة ، فتوقف هذه العادة فورًا. وفقًا لبيانات الاستطلاع من مركز عمل المستقبل ، فإن الذين يشاهدون بريدهم الإلكتروني طوال اليوم تعرضوا لضغط أكبر من رسائل البريد الإلكتروني المذكورة. لذلك حافظ على تسجيلات الوصول إلى الحد الأدنى لتقليل إجهادك.
10 انتقل من خلال صندوق الوارد الخاص بك بالترتيب.
من الشائع أن تذهب من خلال صندوق الوارد الخاص بك للبحث عن أكثر رسائل البريد الإلكتروني أولوية بالنسبة للرد عليها أولاً ، ولكن وفقًا للكاتب برايان كريستيان ، سينتهي الأمر فقط بوقت كبير للوقت. بدلاً من ذلك ، يقول أنه يبدأ من الأعلى ثم يتجه نحو الأسفل ، ويقرر ما الذي يحتاج إلى إجابة وما لا يصل إلى أن تصل إلى النهاية.
11 تعيين توقف الثابت.
إن القول بأنك لن تفحص بريدك الإلكتروني في الليل قد ينجح ، لكنك تعلم ما الذي يعمل بشكل أفضل؟ تحديد وقت توقف فعلي لا يُسمح لك بالمسح من خلال صندوق الوارد الخاص بك لفترة أطول. بدلاً من ترك القاعدة مفتوحة للغاية ، فإن وجود لحظة محددة لإغلاقها والاستمتاع بدون بريد إلكتروني مسائي يُحدث فرقًا كبيرًا في مستويات التوتر لديك. ولمعرفة المزيد من الطرق للتخلص من التكنولوجيا وإزالتها ، تعرف على 20 Genius Ways to Kill Time بدون هاتف ذكي.
12 إخطارات الصمت.
بغض النظر عن عدد المرات التي تقوم فيها بالتحقق من بريدك الإلكتروني طوال اليوم ، يجب ألا تكون على هذه الإشعارات. لنكن حقيقيين: رؤية تلك الأصوات المنبثقة ستظل بلا شك تشدد عليك. ببساطة إيقاف تشغيلها والحفاظ على سطح المكتب والهاتف الخاص بك أكثر هدوءًا يجعل كل الفرق في صحتك.
13 حافظ على نظافة البريد الوارد وتنظيمه.
صراع الأسهم
تمامًا كما تريد الحفاظ على نظافة مساحة العمل الخاصة بك ، فأنت ترغب في الحفاظ على نظافة البريد الوارد أيضًا. وفقًا للبحث الذي تم إجراؤه من جامعة ميشيغان ، تتمثل إحدى طرق المساعدة في إدارة ضغط البريد الإلكتروني في الاستفادة من بعض المنظمين الداخليين المتاحين لك في صندوق الوارد الخاص بك. قم بإنشاء مجلدات لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئة ، ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وترتيبها حسب الأولوية ، وإعداد مرشحات لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني عند وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك.
14 لا تقرأ رسائل البريد الإلكتروني في عطلة نهاية الأسبوع.
إذا لم تشعر أنك تعمل خلال عطلة نهاية الأسبوع إذا كنت ببساطة تحتفظ بعلامات تبويب على رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، ولكن من خلال القيام بذلك ، فأنت لا تسمح لنفسك بالإغلاق والتجدد فعليًا خلال الأسبوع القادم. إذا كان هناك إغراء دائمًا ، فاحذف تطبيق Gmail من هاتفك يوم الجمعة بعد العمل وأعده يوم الاثنين. (تستدعي الأوقات اليائسة اتخاذ تدابير يائسة.) أو قم بإعداد خدمة تتوقف مؤقتًا عن صندوق الوارد الخاص بك.
15 إيقاف البريد الوارد مؤقتًا.
لإيقاف البريد الوارد مؤقتًا ، استخدم أداة مثل Inbox Pause ، والتي تعمل مع كل من Gmail و Outlook. بشكل أساسي ، يمنع أي رسائل بريد إلكتروني جديدة من الدخول حتى تقرر السماح لها بالرد مرة أخرى. سواء كان ذلك خلال اليوم الذي تحاول فيه الاستمتاع بعطلات نهاية الأسبوع ، فمن المؤكد أنها ستمنحك راحة البال.
16 الاستفادة من الخدمات التي تنظمها البريد الإلكتروني.
صراع الأسهم
إذا كان مجرد النظر إلى البريد الوارد يجعلك تشعر بالإرهاق بسبب المئات من رسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة التي لا تزال لم تمر بها ، استخدم خدمة مثل Sane Box. يساعدك على التنظيف باستخدام صندوق الوارد الخاص بك وتنظيم ما هو هناك ، ووضع رسائل بريد إلكتروني مهمة حيث يمكنك رؤيتها ، وإرسال رسائل بريد إلكتروني مشتتة إلى مجلد يمكنك مشاهدته لاحقًا ، ووضع النشرات الإخبارية والاشتراكات في مكان واحد. في الأساس ، سوف تصبح BFF مكافحة الإجهاد. ولمزيد من الطرق للانتقال من تحت مدفع التقنية ، تعرف على 20 وسيلة للتواصل الاجتماعي تؤكد علينا.
17 فرز صندوق الوارد الخاص بك عبر التطبيق.
واحدة من أسهل الطرق لتنظيم صندوق الوارد الخاص بك هي القيام بذلك من خلال Sortd ، والذي يتيح لك وضع كل شيء جنبًا إلى جنب. مع صندوق الوارد الخاص بك على اليسار وقوائم الفئات على اليمين ، يمكنك سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى أقسام مختلفة قابلة للتخصيص - مثل "المهام" و "المكتملة" - بحيث يمكنك الحصول على مرئي أقل في صندوق الوارد الخاص بك.
18 لا تنام على BCC.
صراع الأسهم
هل سبق لك أن علقت في شبكة من رسائل البريد الإلكتروني التي كنت تريد أن تفعل أي شيء على الإطلاق؟ في بعض الأحيان إذا قمت بتقديم مقدمة بين شخصين ، فستنتهي في خيطهما مدى الحياة وتستمر في الحصول على أصوات عن أشياء لا تنطبق عليك على الإطلاق. إذا كنت على الإطلاق أحد الأشخاص الموجودين في الخلف والأمام ، فاحفظ العجلة الثالثة بعض الضغط وانقلها إلى النسخة المخفية "النسخة الكربونية العمياء" بعد المقدمة. وإذا كنت الشخص الذي وقع في الجنون ، اسأل عما إذا كان بإمكان الأشخاص الآخرين في المجموعة إضافتك إلى BCC لإبعادك عن الحلقة.
19 تحدث إلى رئيسك في العمل.
صراع الأسهم
إذا لم تكن تعرف ما يتوقعه رئيسك من الإجابة عن رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات من التأكيد عليك ، فجرِِ محادثة معهم حول ما يبحثون عنه في أوقات الاستجابة ، كما يقول باحثون من جامعة ولاية ميشيغان. نأمل أن يقدّروا التوازن بين العمل والحياة ولا يتوقعون منك العودة إليهم بشأن الأمور في وقت متأخر من الليل أو خلال عطلات نهاية الأسبوع ، مما يتيح لك الاسترخاء التام عندما تكون خارج الخدمة. وإذا كنت تريد أن تتأكد من أن القافلة تسير بهدوء ، فاستعد من خلال إخماد 15 علامة هي "مدربك" مريض نفسي.
20 خذ "عطلة البريد الإلكتروني".
في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب حقًا إنجاز الأمور بمجرد معرفة البريد الإلكتروني الخاص بك ، هل أنت في انتظار إجراء المسح الضوئي. إذا كنت بحاجة إلى وقت دون انقطاع للعمل في مشروع ، فأخبر فريقك أنك تأخذ إجازة بالبريد الإلكتروني - قطع الاتصال لمدة نصف يوم للتركيز وإنجاز عملك - اقترح باحثون من جامعة ميشيغان.
21 حافظ على الأشياء منظمة بحلول الموعد النهائي.
22 استخدم قاعدة 3 ثوان
صراع الأسهم
كلا ، هذه القاعدة لا علاقة لها بالطعام الذي سقط على الأرض. وفقًا لجون إم غروهول ، Psy.D ، يضيع الناس الكثير من الوقت في محاولة لمعرفة ما يجب فعله مع بعض رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يجب ألا تستغرق هذه العملية أكثر من ثلاث ثوانٍ. للحفاظ على مستويات الضغط لديك منخفضة ، حدد بسرعة ما إذا كنت تريد الرد أو حذف أو أرشفة أو حفظ بريد إلكتروني في وقت لاحق. قد يبدو هذا قرارًا سريعًا ، ولكنه سيساعدك على الوصول إلى البريد الوارد بسرعة أكبر بكثير.
23 استخدم ميزة الجدول.
صراع الأسهم
في بعض الأحيان عندما لا يكون هناك شيء عاجل ، لا تشعر بالرغبة في القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني مباشرةً. بدلاً من ذلك ، تخلص من بعض التوتر من خلال كتابته وجدولة إرساله بعد بضعة أيام ، والتوصية بأشخاص من كلية هارفارد للأعمال. بهذه الطريقة ، يمكنك التخلص من صدرك ولكنك لا تزال تحصل على بعض الوقت قبل أن تضطر إلى التعامل معها مرة أخرى.
24 قم بتغيير رسائل البريد الإلكتروني "غير المقروءة" إلى "قراءة" جملة
صراع الأسهم
بمجرد أن تضغط على عدد معين من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، لن تعود إلى الوراء: لن تقطع طريقك من خلالهم جميعًا ، وبكل صدق ، ربما تكون قد خاطبت الرسائل التي كانت مهمة جدًا على أي حال. لتقليل الضغط الناتج عن مشاهدة "3،478 بريدًا إلكترونيًا غير مقروء" يطفو على السطح يوميًا ، قم بتغييرها لتقرأ بكميات كبيرة. كل نظام بريد إلكتروني مختلف ، لكن العملية سهلة عمومًا. (يمكنك حذفها بكميات كبيرة أيضًا ، ولكن قد يكون ذلك أكثر إرهاقًا مع العلم أنها فقط… ذهبت).
25 الحفاظ على الفجوة بين العمل والشخصية.
صراع الأسهم
من الصعب الحفاظ على الأمور في نصابها الصحيح عندما يكون لديك عملك ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية في مكان واحد. وفقًا لخبير الإنتاجية باولا ريزو ، لهذا السبب يجب عليك أن تبذل قصارى جهدك لإبقائها منفصلة. "بهذه الطريقة ، ستكون في عقليات مختلفة عندما تنظر إلى كل منها. إنه يجعل من الأسهل إدارة عندما تعرف أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي ستراها قبل أن تفتح صندوق الوارد الخاص بك. إنه يجعل ترتيب الأولويات أسهل بكثير "، كما تقول.
26 لا تتردد في تجاهل بعض رسائل البريد الإلكتروني.
صراع الأسهم
قد تشعر بالخوف من تجاهل رسائل البريد الإلكتروني ، لكن صدقها أو لا تصدقها ، لا يجب الرد على كل شيء . إذا كنت تأخذها من باحثي كلية هارفارد للأعمال ، فهذه طريقة سهلة للتخلص من بعض التوتر: إذا كان هناك شيء مهم ، فسيظهر مرة أخرى.
27 لا تحل النزاعات عبر البريد الإلكتروني.
قد يبدو المبارزة بها عبر البريد الإلكتروني أفضل بكثير من القيام بذلك وجهاً لوجه ، لكنه لا ينتهي أبدًا بشكل جيد. وفقًا للبحث الذي تم إجراؤه في جامعة ميشيغان ، من المستحسن حل النزاعات في صندوق الوارد الخاص بك وستسبب لك المزيد من التوتر في النهاية. بدلاً من ذلك ، إما قابل شخصًا أو اتصل بهم للحصول على الأشياء بطريقة أكثر فعالية. ولمزيد من الحكمة المكتبية المذهلة ، تعرف على 60 من أفضل 60 تجربة إنتاجية مدتها 60 ثانية.
