إذا كنت تواجه صعوبة في إنجاز الأمور في العمل ، فقم بإلقاء نظرة حولك. هل مساحة عملك في حالة من الفوضى؟ بالإضافة إلى كونك غير مرتاح بصريًا ، فإن وجود مكتب غير منظم يمكن أن يجعل من الصعب عليك تركيز المعلومات ومعالجتها ، وفقًا للبحوث المنشورة في مجلة العلوم العصبية. فوضى تنافس على اهتمامك ، وأنه يخلق التوتر والقلق والشعور بالذنب. وبعبارة أخرى ، يجب أن يذهب.
ولكن عندما تحدق بفوضى عملاقة ، فإن العناية بها قد تبدو مستحيلة. لحسن الحظ ، فإن تنظيم مكتبك والحفاظ عليه ليس مهمة مستحيلة قد يبدو أنها للوهلة الأولى. طالما كنت ترغب في أن تكون دقيقًا وثابتًا ، فإن الحفاظ على تنظيم مكتبك أمر واضح ومباشر - والأهم من ذلك ، أنه يستحق ذلك على المدى الطويل. ابدأ بهذه النصائح العشرين السهلة للحفاظ على مكتبك منظمًا وستستمتع بمزيد من المساحة المادية وعقل أكثر وضوحًا وإنتاجية أكبر في أي وقت من الأوقات. ولمزيد من الطرق للترتيب ، يمكنك إتقان طرق Genius الأربعين لتكون أكثر تنظيماً بعد 40 عامًا.
1 إنشاء مساحة شخصية
هناك أشياء تجلبها للعمل كل يوم تحتاج إلى الذهاب إلى مكان ما. ومع ذلك ، بدلاً من خنق محفظتك أو محفظتك أو هاتفك أو مفاتيحك على مكتبك - للوصول فقط إلى الطريق طوال اليوم - حدد منطقة معينة لتلك الأشياء الضرورية ، ولكن في كثير من الأحيان تشجّع الفوضى. والأفضل من ذلك ، كلما أمكن ، إبقاء هاتفك بعيدًا عن الأنظار ، وستقلل من مقدار الهاء الذي تواجهه في مكتبك. ولمزيد من الطرق لتحسين حياتك ، تحقق من هذه الحيل الثلاثين التي تجعل حياتك أسهل.
2 تنظيم سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك ، جدا
صراع الأسهم
يمكن أن يكون لديك مكتب عديم الناصعة تمامًا ، يجعل من أقسى الحدود فخرًا ، ولكن إذا كانت شاشة الكمبيوتر الخاص بك عبارة عن متاهة كابوس من الرموز والملفات التي لم يتم فرزها ، فلا يزال هناك عمل يتعين القيام به. تعد الرسائل الرقمية فوضى أيضًا ، وقد تؤدي إلى تشتيت الانتباه بشكل مفاجئ عندما تحاول التركيز. على الأقل مرة واحدة في الأسبوع ، قم بتنظيف أي ملفات طائشة على سطح المكتب الخاص بك ، وقم بتنظيف المجلدات داخل مجلدات أخرى إذا كنت تريد جعل شاشتك الرئيسية أكثر انسيابية. ولمزيد من الطرق لتحويل جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى قوة تنظيمية ، اكتشف أفضل خلفيات سطح مكتب الكمبيوتر لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى.
3 قم بالتطهير
قد يكون الأمر غني عن القول ، ولكن إذا كنت ترغب في تنظيم مكتبك ، فستحتاج إلى القيام بعملية تطهير. استعرض كل عنصر في مكتبك واسأل نفسك عما إذا كنت بحاجة إليه حقًا. احتفظ بالأشياء التي تقوم بها ؛ إرم الأشياء التي لا تفعلها. وكن صريحًا: فأنت تزيد الأمور سوءًا على نفسك من خلال الادعاء بأن قائمة تناول الطعام في الخارج من مطعم مغلق الآن أمر "ضروري". قم بذلك بشكل صحيح في المرة الأولى وستكون قد أحرزت تقدمًا كبيرًا نحو مكتب أكثر هدوءًا.
4 قم بمسح يومي لأسفل
Shuttestock
في نهاية كل يوم ، خذ الوقت الكافي لمسح مكتبك قبل الخروج. سيؤدي ذلك إلى جعلك تضع أي شيء تركته على سطح المكتب ، مما يعني أنك ستعمل كل صباح مع مكتب نظيف وبداية جديدة.
5 العمل على شيء واحد في وقت واحد
صراع الأسهم
قد تظن أنك من المهام في تعدد المهام ، ولكن حقيقة الأمر هي أن تعدد المهام يكاد يكون من المستحيل إدراكياً. بدلاً من المحاولة والفشل ، ركز انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة. لتقليل الفوضى إلى الحد الأدنى ، اجعل الشيء الوحيد الذي تعمل عليه هو الشيء الوحيد الذي يشغل مساحة على مكتبك - يجب وضع كل شيء آخر بعيدًا. وإذا كنت تعدد المهام ميؤوس منها ، يجب أن تعرف هذه الطرق العشرين التي تجعل حياتك أكثر صعوبة مما يجب أن تكون.
6 مسح المستندات الخاصة بك
هل ترغب في التخلص من أكوام الورق التي تشوش على مكتبك؟ الذهاب الرقمية. يجب مسح أي شيء لا تحتاجه مطلقًا إلى نسخة مادية منه. احفظ الملفات بتنسيق PDF ، وسيكون لديك دليل أكثر قابلية للبحث وأكثر ملاءمة من خزانة الملفات. يجب أن تفحص الأوراق التي تحتاجها لحفظ نسخ فعلية أيضًا ، ولكن عليك إيجاد مساحة تخزين لها في مكان آخر في مساحة عملك إذا أمكن ذلك ، حيث قد تحتاج إلى الوصول إليها على الأرجح.
7 الاستفادة من نظام اثنين صينية
شترستوك / Smolaw
بدلاً من الحفاظ على أكوام من المشاريع المنتشرة في جميع أنحاء مكتبك ، قم بتطبيق نظام ثنائي الأوراق لتنظيم الأوراق. علبة واحدة للأوراق الجديدة التي لم يتم التعامل معها بعد. الدرج الآخر مخصص للأوراق التي تمت مراجعتها وتحتاج إلى معالجة أو حفظها. ولمزيد من الطرق لتحويل نفسك إلى فرس عمل مكتب حسن النية ، تحقق من هذه الطرق الخمسة عشر لمضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت.
8 إنهاء المهام في اسرع وقت ممكن
إحدى القواعد لتجنب المماطلة هي أنه إذا استغرق شيء ما أقل من دقيقتين ، فقم بذلك الآن. وبالمثل ، إذا استغرق شيء ما في العمل أقل من 15 دقيقة ، فافعل ذلك. قم بإنجاز المشروع في أقرب وقت ممكن ، حتى تتمكن من وضعه في المقدمة وخارجه ، عقلياً وجسديًا. كلما أكملت المهمة بسرعة ، كلما توقفت عن صرف انتباهك ، وكلما توقفت عن شغل مساحة ثمينة في مكتبك أيضًا.
9 الذهاب الرقمية
صراع الأسهم
تعرّف على استخدام التقويم الرقمي دينيًا لتتبع المشاريع وتطبيقات المذكرات وتدوين الملاحظات مثل قوائم وتذكيرات Keep for To-do. عندما تصل إلى النقطة التي يذهب فيها كل شيء تلقائيًا إلى البرنامج ، تكون قد قضيت على الحاجة إلى تطبيق Post-Its وتقترب خطوة واحدة من بيئة العمل الهادئة.
10 حافظ على دفتر ملاحظات مفيد
من الناحية الواقعية ، لا يمكن لأي شيء الانتقال مباشرة إلى هاتفك ، لذا احتفظ بمفكرة في متناول اليد لتدوين الأمور ، مثل أرقام الهواتف والتذكيرات. على الرغم من أن إضافة عنصر آخر إلى مكتبك قد يبدو غير بديهي ، إلا أن وجود دفتر ملاحظات مفيد يجعل كل تلك الأفكار والمعلومات الهامة مدمجة ، بدلاً من نشرها على مكتبك على مجموعة من أوراق الخردة والأظرف والقوائم.
11 فرز الأشياء حسب الأهمية
أفضل طريقة لفرز الأشياء هي بالأهمية. عندما تحاول معرفة مكان تخزين شيء ما في مكتبك ، اسأل نفسك كم مرة تستخدمها أو تحتاجها. إذا لم يكن ذلك في كثير من الأحيان ، فضع هذا العنصر في مكان ما أقل سهولة من العناصر التي تستخدمها كل يوم.
12 احصل على سلة المهملات
صراع الأسهم
ضع سلة مهملات بجانب أو أسفل مكتبك. علبة القمامة هي أفضل صديق لك جديد. بمجرد ظهور شيء لا تحتاجه عبر مكتبك ، قم برميه. كلما زاد طول الفوضى ، زاد اعتيادك عليها ، والأرجح أنك تدعها تلتف إلى أجل غير مسمى. للحصول على نتائج أفضل ، يمكنك الحصول على القليل من إعادة التدوير أيضًا حتى تتمكن من تجاهل المستندات التي لم تعد بحاجة إليها على الفور. استفد جيدًا من كلاهما للحفاظ على الفوضى عند الحد الأدنى.
13 حبل الكابلات الخاصة بك
صراع الأسهم
إن عدم التنظيم ليس فقط ما يوجد في مكتبك أو في مكتبك: إنه أيضًا ما يقع أسفل مساحة العمل وخلفها. إذا كان هناك تشابك من الأسلاك داخل البصر ، فسيؤدي ذلك إلى تشتيت الانتباه. لتقليل الهاء الذي يمكن أن تشكله هذه الكابلات ، احصل على بعض روابط الرمز البريدي وجمع الكابلات الخاصة بك معًا في حزم صغيرة أنيقة ، ثم قم بإزالتها حتى لا تضطر إلى النظر إليها.
14 إبقاء الالكترونيات مخفية
ربما لا توجد حاجة حقيقية لأن يكون لديك المودم وجهاز التوجيه الخاص بك يجلسان على مكتبك ، ويبحثان عن بريقك ويومضان إليك. ضعها على الأرض أو في درج لإنشاء مساحة عمل أكثر إرضاءًا للبصر وأقل تشتيتًا للانتباه.
15 إرم الأقلام وأقلام الرصاص التي لا تستخدمها
صراع الأسهم
الأقلام وأقلام الرصاص لديها طريقة للتراكم دون أي جهد حقيقي من جانبك. لكنك لست ملزماً بالاحتفاظ بأي من نقاط الكرة المجففة التي ظهرت على مكتبك على مدار العام. حاول أن تتحول إلى أقلام رصاص واثنين من أقلام الرصاص - لن يؤدي هذا فقط إلى الحفاظ على الفوضى إلى الحد الأدنى ، بل سيبقيك أيضًا على وعي بعدم إقراض ذلك العامل المشترك الذي لا يعيد الأمور أبدًا.
16 إنشاء محطة شحن
في عالم مثالي ، يمكنك تحويل أحد أدراج مكتبك إلى محطة شحن لهاتفك وسماعات الرأس وبطاريات احتياطية وجميع الأشياء الأخرى التي نختتمها حتماً وهي تحمل معنا. ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقم بإنشاء محطة شحن خلف شاشتك ، حيث تكون هذه العناصر بعيدًا عن الأنظار (ونأمل أن تكون في غير محله).
17 الجزء مكتبك
من المحتمل أنك تقضي معظم يومك على الكمبيوتر ، لكن لا يزال يتعين أن يكون لديك مساحة في مكتبك مخصصة للعمل بخلاف الكمبيوتر. يمكنك مراجعة الأوراق وقراءة ومعالجة قائمة المهام الخاصة بك هناك ، بدلاً من مزج مجموعة من المتنوعة مع منطقة الكمبيوتر لديك وخلق فوضى لا لزوم لها.
18 فرز الأوراق يوميا
صراع الأسهم
في نهاية كل يوم ، قم بإجراء أوراقك مرة واحدة. انتقل وتحديد ما الذي يجب مسحه ضوئيًا أو إيداعه أو تمزيقه ، ثم قم بذلك قبل الخروج. هذه واحدة من تلك المهام التي ستشكل ألمًا كبيرًا في المرة الأولى ، ولكنها ستستغرق أقل من خمس دقائق بمجرد وصولك إلى عادة الحفاظ على مكتب منظم.
19 ضعوا اللوازم المكتبية
شترستوك / yalana
إذا كنت تستخدم العلبة المكتبية للاحتفاظ بمستلزمات مكتبك ، فإن الأخبار السيئة: حتى عندما يتم "وضع الأشياء" في مكانها ، فإنها لا تزال تخلق فوضى مرئية. إذا كان ذلك ممكنًا ، حدد مكانًا في درج مكتبي للاحتفاظ بمستلزمات مكتبك ، خاصة تلك التي نادراً ما تستخدم. صينية الأواني هي وسيلة رائعة للحفاظ على الأشياء منظمة وسهلة العثور عليها.
20 قم بعمل التنظيف العميق الأسبوعي
صراع الأسهم
مرة واحدة في الأسبوع ، امنح مكتبك مرة واحدة شاملة للتعامل مع أي أوراق أو سلة مهملات فاتتك ، لإعادة تنظيم اللوازم المكتبية التي سقطت في مكانها في الدرج أو المجلدات التي لم يتم وضعها في مكانها الصحيح ، أو الملفات التي تمت إدارتها بطريقة أو بأخرى للتسلل إلى سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك. كلما زادت أعمال الصيانة خلال الأسبوع ، قل الوقت الذي يستغرقه هذا الأمر. وبمجرد الانتهاء من التحكم في مكتبك ، تأكد من إتقان طرق Genius العشرين لجعل العمل أكثر متعة.
