عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ، قد تعتقد أنك تعرف كل ما يجب معرفته. بعد كل شيء ، معظمنا إرسال واستقبال ما معدله 121 رسائل البريد الإلكتروني يوميا ، وفقا لشركة أبحاث السوق التكنولوجيا The Radicati Group. ولكن على الرغم من أنك تنفق على الأرجح جزءًا كبيرًا من كل يوم يكدح في صندوق الوارد الخاص بك ، إلا أنه من المحتمل أن تتعلم شيئًا أو شيئين. في الواقع ، هناك الكثير من قواعد قواعد البريد الإلكتروني التي تتعثر عليك أنت والكثير من الأشخاص الآخرين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. هل تريد أن تتأكد من أنك مؤدب إلكترونيًا؟ فيما يلي القواعد الذهبية السبعة عشر لإرسال البريد الإلكتروني التي ربما لم تكن تعرفها ، ولكن يلزمك معرفتها.
1 قم بالرد على اللحظة التي تلقيت فيها رسالة بريد إلكتروني ، حتى لو كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت.
صراع الأسهم
لا أحد يقدر تلقي رد على رسالة بريد إلكتروني بعد أسابيع من إرسالها. في الواقع ، كشفت دراسة استقصائية أجريت عام 2018 أجرتها شركة الاستشارات Toister Performance Solutions أن 41 في المائة من الناس توقعوا استجابة بريد إلكتروني من زملائهم في العمل خلال أقل من ساعة. (ابدأ في صياغة مذكرات الاعتذار لقسم المحاسبة الآن!)
بطبيعة الحال ، فإن بعض ردود البريد الإلكتروني تدعوكم إلى مضغ أفكارك ، وصياغة رسالة مقاسة. في هذه الحالات ، يكون الحل سهلاً: قم بالرد في غضون دقائق لإعلام المرسل بأنك تلقيت رسالته ، ولكن تحتاج إلى مزيد من الوقت لفرز الأشياء. بهذه الطريقة ، يعلمون أنك قد أخذت في الاعتبار بريدهم الإلكتروني ولا تتجاهلهم ببساطة.
2 استخدم "الرد على الكل" بحذر.
صراع الأسهم
هناك فرق حاسم بين خيارات "الرد" و "الرد على الكل". ومع ذلك ، فإن الكثير من مستخدمي البريد الإلكتروني للأسف لا يدركون ذلك. في حال كنت أحدهم ، تعرف أنه عند اختيار الأخير ، يتلقى كل مستلم تم إرساله إلى الرسالة الأصلية ردك - وفي كثير من الأحيان ، لا تحتاج إلى إغراق بريد الوارد للجميع.
هذه الرسائل الجماعية غير الضرورية مثل هذه الآفة ، وهناك مصطلح عام لوصفها: "رد Allpocalypse". لذا ، في المرة القادمة التي ترد فيها على رسالة بريد إلكتروني جماعية ، فكر في من الذي يحتاج حقًا إلى قراءة ردك: الشركة بأكملها أم المرسل الأصلي فقط؟
3 إذا كنت تريد استجابة من شخص ما ، لا تنسخ منها.
شترستوك / جاكوب لوند
عندما ترسل نسخة إلى شخص ما عبر رسالة بريد إلكتروني - مما يعني أنك "تنسخ الكربون" ، فهذا يشير عادةً إلى أنك تريد الاحتفاظ به محاطًا بالمحادثة ، ولكنك لا تبحث بالضرورة عن استجابة منه. وكما يحذر المحترف في التدريب Dannielle Walz ، فإن إساءة استخدام خيار CC يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في التواصل.
وكتبت في منشور ينكدين: "من خلال إرسال زملائك إلى العديد من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد يبدأون في التوقف عن رؤية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أنها مهمة وقد يضعونها مباشرة في" مجلد مرجعي "أو" قراءة مجلد لاحق ". "قد يؤدي هذا إلى فقدان معلومات مهمة في المستقبل."
لذلك ، إذا كنت تتوقع استجابة من شخص ما ، فضع عنوان بريده الإلكتروني في حقل "إلى" ، واستخدم وظيفة "CC" بشكل متفرق.
4 فهم متى ومتى لا تستخدم BCC.
صراع الأسهم
يعد حقل BCC أكثر تعقيدًا ، حيث يتهرب باستمرار من مستخدمي البريد الإلكتروني الأكثر خبرة. ولكن دعنا نقسمها: BCC تعني "نسخة كربونية عمياء" ، لذلك ، على الرغم من أنها مشابه لـ CC-ing ، فإن BCC-ing لا يعرض بريد ذلك الشخص الإلكتروني إلى مستلمين آخرين ، مما يعني أنه لن يرى أي شخص آخر في السلسلة أنك شملهم.
إذن متى يكون استخدام BCC مقبولًا؟ تقول مجلة Hillel Fuld of Inc. إنها مخصصة للبريد الإلكتروني الشامل أو عندما يقوم شخص ما بتقديمك عبر البريد الإلكتروني إلى شخص آخر.
"في كل الحالات الأخرى ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما و BCC لشخصًا آخر ، فأنت غير أمين - شئنا أم أبينا ،" يلاحظ فولد. "أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص X وبدون معرفته ، تسمح للشخص بالتنصت على محادثتك. لا يعرف الشخص X أن شخصًا آخر يقرأ هذا البريد الإلكتروني ، بينما في الواقع ، أرسلته سرا إلى شخص آخر أيضًا."
5 استخدم علامات التعجب بشكل ضئيل.
صراع الأسهم
من السهل وضع علامة تعجب في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هنا وهناك ، لكن حاول ألا تجعلها معتادة. بينما يتم استخدامها تاريخيا للإشارة إلى الإثارة ، في علامات البريد الإلكتروني ، يمكن بسهولة أن تكون علامات التعجب خاطئة لفظيتها أو عدوانيتها السلبية.
"استخدام علامة التعجب غير الضرورية في البريد الإلكتروني يمكن أن يدمر بسهولة المعنى الأساسي لنصك " ، تشرح Anna Verasai في HR Digest . "استخدمه فقط عندما تحتاج إلى التأكيد على شيء مهم. فكر في الطريقة التي قد يفسر بها القارئ الرسالة عند قراءتها."
6 كن حذرا مع استخدامك للفكاهة.
صراع الأسهم
يحب الجميع مزحة جيدة بين الحين والآخر ، ولكن نظرًا لأنه يمكن إساءة فهم النغمة عندما لا تتطابق شخصياً ، فمن الأفضل ترك النكات خارج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. وكتب ديفيد سيلفرمان أستاذ الكتابة التجارية في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو "احتفظ بروح الدعابة لمكالمة هاتفية أو شخصيا". "بهذه الطريقة ، عندما يكون هناك صمت مذهول على الطرف الآخر من الخط أو على الجانب الآخر من طاولة المؤتمر ، يمكنني أن أقول ،" أعتقد أنك قد لا تدرك مدى مضحكة أنا أعتبر نفسي ، وبالنظر إلى ذلك ، أنا أعتقد أنني سوف أتوقف الآن."
ولكن على محمل الجد: كشفت دراسة محورية لعام 2005 نشرت في مجلة الشخصية وعلم النفس الاجتماعي أنه بينما توقع المرسلون أن يتمكن متلقوهم من فك رموز نغماتهم بدقة 80 في المائة من الوقت ، فإن المتلقين كانوا في الواقع قادرين فقط على قراءة النغمة بدقة 56 في المائة من زمن.
7 تخطي العامية.
صراع الأسهم
مع ظهور الرسائل الفورية ، أصبحت الأشكال المختصرة للغة الإنجليزية تستخدم على نطاق واسع - مثل "u" بالنسبة لك "you" أو "wanna" بدلاً من "want to". ولكن ، مثلما لا تتمسك الفكاهة في كثير من الأحيان عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني ، فإن اللغة العامية هي أمر مشابه. وفقًا لمسح OnePoll ، اعتقد 37 بالمائة من الأشخاص أن استخدام اللغة العامية في مكان العمل أمر غير مقبول ، وقال 55 بالمائة أنهم تخطوا كلمة "lol" عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل.
8 الانتباه إلى سطر الموضوع.
صراع الأسهم
خطوط الموضوع بسيطة ولكنها ضرورية. ونظرًا لأن غالبية رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها على الأجهزة المحمولة - 55 بالمائة ، وفقًا لشركة Return Path التابعة لشركة تسليم البريد الإلكتروني - فمن المهم أن يتم تثبيتها. الخطوط الموضوعية القصيرة والموجزة والمباشرة هي الأفضل. يجب أن يكون الغرض من بريدك الإلكتروني منصوصًا عليه بوضوح ويجب أن تقصره على خمس كلمات أو أقل ، لأن أجهزة الجوال تقطع أي كلمة بعد ذلك.
9 تضمين توقيع.
صراع الأسهم
هل سبق لك أن حصلت على بريد إلكتروني من شخص وتساءلت ، "من هو هذا؟" على الرغم من أن عنوان المرسل يمكن أن يوفر لك بعض الدلائل حول من هم ، إلا أنه في بعض الأحيان لا يكفي. يمكن للتوقيع الموجود في نهاية بريدك الإلكتروني أن يبلغ المستلم فورًا بمن أنت وماذا تفعل وكيف يمكن أن يتصل بك أكثر.
يقول الأشخاص في وكالة التسويق المتكاملة Ocreative أن امتلاك صندوق توقيع بريد إلكتروني "يشبه تسليم بطاقة عمل لشخص ما في كل مرة ترسل فيها رسالة بريد إلكتروني." إذا لم يكن لديك حساب بعد ، فأضف توقيعًا يتضمن الاسم الكامل والموقع ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وموقع الويب وشعار النشاط التجاري.
10 تذكر أن KISS (اجعلها قصيرة وبسيطة).
صراع الأسهم
طريقة KISS هي شيء يدرسه معظمنا في المدرسة الابتدائية ، لكن هذا لا يعني أنه أقل ضرورة في وقت لاحق في الحياة. بحث Boomerang ، أحد تطبيقات إنتاجية البريد الإلكتروني ، عن الطرق الرئيسية للحصول على المزيد من ردود البريد الإلكتروني. أكبر الوجبات الجاهزة؟ من الأفضل أن تكتب كما لو كنت في الثامنة من عمرك.
ووجدت أبحاثهم أن رسائل البريد الإلكتروني التي تمت كتابتها بمستوى قراءة للصف الثالث كانت أكثر عرضة بنسبة 36 في المائة للرد عليها من تلك المكتوبة في مستوى قراءة الكلية.
11 لفت الانتباه إلى المرفقات.
صراع الأسهم
تعتبر المرفقات في بعض الأحيان جزءًا ضروريًا من عملية البريد الإلكتروني ، ولكن يجب أن تعرف جيدًا كيفية استخدامها قبل الإرفاق مع التخلي. في سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة ، يمكن أن تمر في بعض الأحيان دون أن يلاحظها أحد أو يتم تجاهلها ، وتميل المرفقات غير المتوقعة إلى أن يتم فتحها أيضًا لأن المستلمين يشعرون بالقلق من الفيروسات الإلكترونية.
أفضل حل هو استدعاء مرفقاتك في نص بريدك الإلكتروني. يقول Grammarly إن أفضل طريقة لإعلام المستلم بالمرفقات هي تضمين رسالة في نهاية رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك تتضمن شيئًا على غرار "لقد أرفقت" أو "يرجى الرجوع إلى المرفق لمزيد من التفاصيل."
12 توحيد الخط الخاص بك.
صراع الأسهم
على الرغم من أن اللعب مع أنماط الخطوط والألوان يمكن أن يكون ممتعًا ، فلا يوجد مكان لألوان Comic Sans الزاهية في العالم المحترف. كما اتضح ، فإن استخدام الخط مهم للغاية عندما يتعلق الأمر بالاتصال الرقمي ، وفقًا لما يقوله كولين ويليلدون ، مؤلف كتاب " النوع والتخطيط: هل أنت متواصل أم مجرد صنع أشكال جميلة؟" وقال لأدباء وفنانين أمريكيين: "من الممكن تفجير ثلاثة أرباع قرائنا ببساطة عن طريق اختيار النوع الخطأ".
فما هي الخطوط التي يجب أن تلتزم بها عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني؟ توصي MageMail جورجيا أو Verdana أو Times New Roman أو Trebuchet MS أو Arial.
13 تدقيق كل شيء.
صراع الأسهم
عند كتابة بريد إلكتروني ، هناك احتمالات ، ستقع في خطأ ؛ بعد كل شيء ، أنت فقط الإنسان. ومع ذلك ، لا غالبًا ما يتم تجاوز الأخطاء عندما يتعلق الأمر برسائل العمل الإلكترونية. في استطلاع أجرته Grammarly شارك فيه حوالي 2000 شخص ، قال 67 بالمائة أنه ليس من الجيد عمل أخطاء مطبعية في رسائل البريد الإلكتروني ، بينما اعتقد 6 بالمائة فقط أنها خطأ مقبول.
14 أدخل عنوان البريد الإلكتروني الأخير.
صراع الأسهم
أسهل طريقة للتأكد من أنك لا ترسل بريدًا إلكترونيًا قبل أن يكون جاهزًا أو قبل أن يتم مسحه من أي أخطاء مطبعية؟ انتظر حتى يصبح كل شيء في شكل معلومات سرية قبل إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. كما تعلمون ، فإن ارتكاب أخطاء البريد الإلكتروني هو واحد من الأسهل طرق لجعل الانطباع الخاطئ.
وقالت كارين كيسلر ، رئيسة إيفرجرين بارتنرز ، لـ " فوربس ": "ليست المسألة هي الاحترافية فقط". "ما هو على المحك هو سمعة الموظف والشركة أو المؤسسة. لقد رأينا أن قرارات البريد الإلكتروني الضعيفة تؤدي إلى عواقب سلبية على الموظف - الفصل - وعلى المؤسسة أيضًا - التقاضي".
15 وتحقق ثلاث مرات من اسم المستلم.
صراع الأسهم
أحد الأخطاء الكبيرة التي يجب تجنبها هو كتابة اسم المستلم بشكل خاطئ ، لذا تأكد من التحقق الثلاثي قبل النقر على "إرسال". يرى العديد من الأشخاص أن خطأ إملائي في الاسم هو كسول وغير مدروس ، خاصةً عندما يكون الإملاء الصحيح في عنوان البريد الإلكتروني. ما الذي يجب عليك فعله إذا ارتكبت هذا الخطأ بطريق الخطأ؟ تقول كاثرين شانلي ، صاحبة My Red Pen Editing ، إن الاعتذار الفوري هو المفتاح للحفاظ على مصداقيتك.
16 بالنسبة للأعمال المهنية ، استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا.
صراع الأسهم
على الرغم من أنه من الأفضل استخدام عنوان بريد إلكتروني شخصي عند المقابلة مع الأصدقاء أو العائلة ، إلا أنه لا يزال خارج نطاق العمل المهني. هذا مهم بشكل خاص في موقف البائع المستهلك. كشفت دراسة أجرتها GoDaddy في عام 2016 شملت 1000 أمريكي أن 75 بالمائة يعتقدون أن امتلاك بريد إلكتروني احترافي هو عامل مهم في الثقة في الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، وأن 33 بالمائة سيشكون في شرعية البائع إذا استخدموا عنوان بريد إلكتروني شخصي.
وقال ستيفن ألدريتش ، كبير مسؤولي المنتجات في GoDaddy ، في بيان: "لن تنسى أبدًا الانطباع الأول ، سواء في الحياة الواقعية أو عبر الإنترنت". "غالبًا ما يحدث تفاعلك المباشر الأول مع أحد العملاء عبر البريد الإلكتروني ، ولذا فإن البحث الاحترافي في هذا السياق أمر مهم للغاية."
17 تذكر أنه يمكن مشاركة أي شيء.
صراع الأسهم
سواء أكان ذلك من خلال إعادة التوجيه ، أو BCC ، أو مجرد وميض هاتفك في وجه شخص ما ، فمن المهم أن تتذكر أن أي شيء تكتبه في رسالة بريد إلكتروني يمكن أن يراه شخص آخر غير المستلم المقصود. لذلك ، يجب أن يكون كل ما تبذلونه من الاتصالات الإلكترونية المهنية وخالية من المخاطر. بعد كل شيء ، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني مقبولة في المحكمة ، لذلك من الأفضل عدم إرسال أي شيء يمكن استخدامه ضدك لاحقًا. ولمزيد من الطرق لتحسين حياتك العملية ، تحقق من 25 Genius Tricks من أجل العمل بشكل أكثر ذكاءً وليس Harder.
لاكتشاف المزيد من الأسرار المدهشة حول عيش حياتك الأفضل ، انقر هنا لمتابعة منا على Instagram!
كالي كولمان كالي محررة مساعدة في بست لايف.