ست نقاط الثلاث. هذا هو كم ساعة ، وفقا لدراسة حديثة بتكليف من عملاق التكنولوجيا أدوبي ، أن الأميركيين يقضون ، في المتوسط ، الرد على رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. بعبارة أخرى: تقضي ثلث حياتك المستيقظة بالكامل في صندوق الوارد الخاص بك ، وتستجيب إلى مؤشرات ترابط الرسائل التي ، بصراحة ، يمكن تجزئتها عبر دردشة IRL مدتها خمس دقائق. يجب إعطاء شيء.
لحسن الحظ ، فإن الحصول على هذا الشيء هو أمر سهل في العديد من الحالات مثل الضغط على زر. من خلال تطبيق سلسلة من الأساليب المجربة والحقيقية ، يمكنك خفض ساعات عملك في البريد الإلكتروني وصولاً إلى لا شيء. مجرد التفكير: كم من الوقت ستوفره إذا لم تضطر إلى تنزيل مرفق يدويًا مرة أخرى؟ أو ماذا لو استطعت سحب رسالة بريد إلكتروني تم إرسالها على عجل من الأثير ، مما يوفر لك الوقت (والذعر!) الذي قضيته في صياغة رسالة "أنا آسف جدًا ، لم أقصد إرسال ذلك"؟
نعم ، كل هذا jujitsu الإنترنت هو ممكن. لقد جمعنا بين 17 من أفضل المتسللين للبريد الإلكتروني الموفر للوقت وتحسين الحياة وتحسين الكفاءة أدناه. اقرأ على ذلك ، لأن ذلك صندوق البريد الوارد المقدر ينتظر. لمزيد من الطرق لتحقيق أقصى استفادة من 6.3 ساعة ، لا تفوت 15 رسالة بريد إلكتروني مفتوحة للشركات تميزك.
1 إلغاء الاشتراك على نطاق واسع.
صراع الأسهم
إنه رهان جيد أن صندوق الوارد الخاص بك مرتب مثل مسكن كبار السن خلال النهائيات. إنه رهان جيد أيضًا ، أن معظم هذا الفوضى يرجع إلى رسائل البريد الإلكتروني اليومية أو الأسبوعية من تجار التجزئة والمؤسسات والرسائل الإخبارية الأخرى التي ربما تكون قد اشتركت فيها على مدار الأعوام. باستخدام Unroll.me ، يمكنك تتبع جميع القوائم التي قد تكون عليها - وإلغاء الاشتراك من أي لم تعد ترغب في تلقي معلومات من. في الواقع ، كان بإمكان محرر Best Life استخدام Unroll.me لتحديد 135 اشتراكًا ضخمًا. كم سوف يحضر؟ وكم يمكن أن تفعل من دون؟
2 قم بتشغيل اختصارات لوحة المفاتيح.
صراع الأسهم
نعلم جميعًا اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية. (Command- A : حدد الكل. Command- C : copy. Command- P : لصق. إلخ) ولكن مستخدمي Gmail لديهم القدرة على تشغيل مجموعة متقدمة من الاختصارات. أولا ، انتقل إلى الإعدادات. انقر فوق علامة التبويب عام. في منتصف الطريق تقريبًا ، سترى خيار اختصارات لوحة المفاتيح ، يتم إيقاف تشغيله افتراضيًا. قم بتشغيله ، وستتمكن من الوصول إلى ضغطات المفاتيح السهلة هذه:
- جيم : بدء رسالة جديدة
- Shift- C : بدء رسالة جديدة في نافذة جديدة
- D : بدء رسالة جديدة في علامة تبويب جديدة
- F : إعادة توجيه رسالة
- #: حذف رسالة
- Shift - I : وضع علامة على الرسالة كمقروءة
- إزاحة - U : وضع علامة على الرسالة كغير مقروءة
- القيادة- S : حفظ رسالة
3 ثم أتمتة لهم.
صراع الأسهم
إذا كنت تواجه مشكلة في حفظ هذه المجموعة المختصرة من اختصارات لوحة المفاتيح ، فسوف يذكرك Keyrocket ، وهو مكون إضافي من Google Chrome ، أثناء الكتابة. (بدون تدخل ، بالطبع). ولمزيد من الطرق لتصبح آلة إنتاجية ، تعلم الطرق الخمس عشرة لمضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت.
4 استخدم علامات التجزئة.
نعم ، حقًا ، تعمل الأداة التنظيمية المميزة لوسائل التواصل الاجتماعي للبريد الإلكتروني أيضًا. يمكنك رمي علامة تصنيف أو اثنتين في نهاية توقيعك - جزء من رسالة البريد الإلكتروني المقطوعة عمومًا ، بحيث لا يرى المستلمون علامة "#workhardplayhard" الخاصة بك ولا يحكمون عليها ، لسهولة البحث. ما عليك سوى كتابة علامة التجزئة في حقل البحث أعلى البريد الوارد وستظهر لك كل رسالة بريد إلكتروني مشفرة بها.
5 قم بتمكين خيار "إلغاء الإرسال".
صراع الأسهم
لقد كنا جميعًا هناك: لقد قمت بصياغة رسالة بريد إلكتروني ، وأرسلتها إلى الأثير ، وأدركت على الفور ، يا لا ، أن هذه الرسالة لم تكن جاهزة للإرسال. اتضح أنه يمكنك إعادة رسائلك من حافة الهاوية عن طريق تثبيت تأخير مفيد. على Gmail ، على سبيل المثال ، انتقل إلى الإعدادات ، ثم عام. ستجد زر التراجع كخيار خامس. قم بتشغيله. يمكنك الاختيار من قائمة منسدلة من فواصل زمنية مدتها 10 ثوان ؛ سوف يملي مقدار الوقت لديك قبل أن يتم إرسال رسالتك للأبد.
6 اضبط هذه الميزة على 10 ثوانٍ.
صراع الأسهم
نصيحة: إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني كخدمة مراسلة فورية بحكم الواقع ، فننصحك بتعيين زر التراجع إلى 10 ثوانٍ. بهذه الطريقة ، لن يتم إرسال ردودك في تأخير لمدة نصف دقيقة. لا ، لا يبدو أن 30 ثانية كثيرة ، ولكن دعنا نضع الأمر على هذا النحو: إذا كانت خدمة الرسائل الفورية (سلاك ، جي تشات ، فيسبوك ماسنجر - أيا كان!) تحمل كل رسالة صادرة لفترة طويلة ، فستتحول جهات الاتصال الخاصة بك بسرعة.
7 أو مجرد ملء حقل "إلى" آخر.
صراع الأسهم
انها عادة جيدة لاعتمادها ، والناس. (انظر الشريحتين السابقتين.)
8 استخدم هذا التوقيع.
تقول باتريشيا نابير فيتزباتريك ، مؤسسة ورئيسة مدرسة الإتيكيت في نيويورك: "بالنسبة لبريد إلكتروني يبدأ بتحية" مرحبًا "أو" مرحبًا "، سيكون الإغلاق مثل" الأفضل "ثابتًا". "الأفضل" ، على الرغم من الاستخدام المفرط ، هو أحد أكثر عمليات الإغلاق أمانًا بشكل عام ، لأنه غير مناسب ومناسب عالميًا. " هذا صحيح: على الرغم من الإفراط في الاستخدام المفرط ، فإن "أفضل" هو أفضل طريقة لتوقيع بريدك الإلكتروني.
9 وهذا التوقيع على البريد الإلكتروني.
عندما تكون على الطريق ، على الأقل ، سترغب في التخلي عن عبارات مزعجة وجذابة ("يرجى أن تغفر أي أخطاء مطبعية." "تم إرسالها من معالج 1.21 جيجاوات." "تم إرسالها من جهاز iPhone الخاص بي - يرجى مراعاة البيئة قبل الطباعة. ") بدلاً من شيء بسيط وأنيق ومباشر:" تم الإرسال من الطريق ". وفقًا لما قاله بن داتنر ، المدير التنفيذي ، فإنه يقوم بفحص جميع هذه الصناديق بينما يستحضر أيضًا مزيجًا من لعبة Kerouac-esque. لا عجب في أنه التوقيع على البريد الإلكتروني للهاتف الذكي.
10 وهذه الرسالة خارج المكتب.
وفقًا لجين سكودير ، الأستاذ في كلية إدارة الأعمال بجامعة لويالا في شيكاغو ، عندما تقوم بملء رسالة خارج المكتب ، فهذا هو التنسيق الذي يجب عليك:
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا OOO من الثلاثاء 12 يونيو وحتى الجمعة 15 يونيو دون الوصول إلى البريد الإلكتروني. إذا كان هذا الأمر عاجلاً ، يرجى الاتصال على. خلاف ذلك ، سوف أرد على جميع الرسائل عندما أعود .
للحصول على تفاصيل على مستوى النتبيك ، مثل ما إذا كنت تريد إنهاء الرسالة في يومك الأخير أو يومك الأول - أو ما إذا كنت تريد تضمين رقم هاتف من عدمه - فقط استشر دليلنا الشامل بصراحة في هذا الشأن.
11 تغيير كثافة العرض.
يمكن لمستخدمي Gmail الاختيار من بين ثلاث كثافات عرض مختلفة لصندوق الوارد الخاص بهم: مريح ودافئ وصغير الحجم. لا تؤثر كثافة العرض على أكثر من مساحة بيضاء موجودة بين كل رسالة في عرض صندوق الوارد الخاص بك. إنها أكثر من مجرد مسألة تفضيل ، لكن فكر في الأمر من ناحية ، ورقة مصطلح. الراحة تشبه التباعد ذو الخطوط المزدوجة ، حيث يكون التباعد المريح ذو الخطوط المفردة ، والمضغوط يشبه التباعد نصف الخطوط.
12 لا تنسى الأرشفة.
صراع الأسهم
يمكنك إزالة رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك دون الحاجة إلى تطهيرها تمامًا من الوجود عبر مجلد المهملات. عن طريق "أرشفة" الرسائل الفردية ، سوف تصبح مخفية على الفور من صندوق الوارد الخاص بك وجميع المجلدات الخاصة بك. ولكن لا يزال بإمكانك تعقبهم ، إذا لزم الأمر ، عبر وظيفة البحث. على Gmail ، يمكنك أرشفة الرسائل فورًا بعد فتحها عن طريق النقر فوق "x" الصغيرة التي تظهر بجانب سطر الموضوع.
13 اتبع قاعدة دقيقتين.
صراع الأسهم
تعتبر القاعدة التي تستغرق دقيقتين ، والتي يدعمها خبراء الإنتاجية من جميع الأشرطة ، وسيلة مؤكدة لإطلاق النار لمعالجة الضغط المرتبط بالبريد الإلكتروني. إليك الطريقة التي تعمل بها: إذا كان يمكنك الرد على رسالة بريد إلكتروني ونسيانها خلال دقيقتين أو أقل ، فعليك معالجتها على الفور. إذا لم يكن كذلك ، قم بإلقائه جانباً لاحقًا.
14 دفعة ردود البريد الإلكتروني الخاص بك.
لتقليص مقدار الوقت الذي تقضيه في لصقها على الشاشة في الحوارات التبادلية ذهابًا وإيابًا ، عيّن أوقات يومك كفترات "استجابة البريد الإلكتروني". (ربما يستغرق الأمر ساعة في الصباح و 90 دقيقة في فترة ما بعد الظهر. ربما بعد ثلاث ساعات من الغداء. كل ما يناسبك!) ثم ، لا ترد إلا على رسائل البريد الإلكتروني خلال هذه الأطر الزمنية - وليس خارجها أبدًا .
15 حدد رسائلك الإلكترونية بـ 140 حرفًا.
نعم ، تمامًا مثل Tweet (أو على الأقل Tweet قبل ثورة 280). كما نصح أندرو توربا ، الرئيس التنفيذي لشركة Gab ، الشبكة الاجتماعية ، في رسالة متوسطة ، من الأفضل أن تبقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة قدر الإمكان. "أرغب في مساعدتك في حل المشكلة. اقترح Y و Z أن نتواصل. هل أنت حر في الدردشة؟" ليست هناك حاجة لتحية منمقة على الإطلاق.
16 قم بتعيين المرفقات للتنزيل التلقائي.
صراع الأسهم
إذا كان هذا ، فإن ذلك (IFTTT) ، أحد تطبيقات تحسين البريد الإلكتروني ، يمكن أن يساعدك في تعيين "لغة" محددة ، إذا جاز التعبير ، فإن ذلك سيؤدي إلى قطع مجموعة من الشوائب من النوع الوسيط. على سبيل المثال: إذا كان البريد الإلكتروني الوارد يحتوي على مرفق ، فسيقوم IFTTT بتنزيله تلقائيًا على Google Drive.
17 لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات.
ليس سراً أن الأميركيين مثقلون بالإجهاد ، وكما كشفت دراسة أدوبي ، فإن الكثير من هذا العمل الزائد يأتي من إرسال بريد إلكتروني متكرر. لهذا السبب ، قدم أعضاء مجلس مدينة نيويورك في وقت سابق من هذا العام مشروع قانون يجعل من غير القانوني للشركات مطالبة الموظفين بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات. (مستوحاة من قانون موجود حاليًا في فرنسا ، حيث يتعين على الشركات التي يزيد عدد موظفيها عن 50 عامًا وضع إرشادات صارمة بشأن العمل بعد ساعات العمل ، وإلا فإنها تواجه عقوبات مالية.)
آري نوتيس آري كبير المحررين المتخصصين في الأخبار والثقافة.