بقدر ما تذهب البيانات من العصر الرقمي ، لا شيء يشارك في كل مكان من البريد الإلكتروني الجيد ، الطراز القديم. يشارك الجميع في البريد الإلكتروني. في الواقع ، وفقًا للبيانات التي جمعتها The Radicati Group ، وهي شركة أبحاث تسويقية تركز على التكنولوجيا ، فإننا نطلق بشكل جماعي نحو 270 مليار رسالة بريد إلكتروني في اليوم . تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من الحياة اليومية المخبوزة ، بحيث تصبح مثل المشي والتحدث والتنفس طبيعة ثانية للجميع الآن. بمعنى آخر ، ليس هناك عذر لصياغة بريد إلكتروني بشكل غير صحيح.
وحتى الآن ، تعج العديد من رسائل البريد الإلكتروني بالأخطاء. (أود أن أراهن على أنه من بين 270 مليار دولار ، هناك 260 مليار دولار تندرج ضمن هذه الفئة). خطوط المواضيع الوهمية ، التحية غير المخلصة ، خيارات الخطوط غير المشورة - أوه ، وحتى لا تجعلني أبدأ في المساحة المزدوجة ( أو الواصلة المزدوجة). نعم ، هناك الكثير من الأشياء التي يمكنك دمجها في عملية كتابة البريد الإلكتروني. ستجد هنا المجرمين الأكثر شيوعًا - وتعلم كيفية إصلاحهم أيضًا. حيث لم يكن هناك عذر من قبل ، ليس هناك عذر الآن. وللحصول على مزيد من النصائح حول الحياة المكتبية المذهلة ، تعرف على 25 Genius Ways to Conquer Office Burnout.
1 أنت تقوم بالتوقيع مع أي شيء سوى "الأفضل".
صراع الأسهم
مع خالص التقدير . شكرا كل جهدي أو ببساطة لا شيء على الإطلاق. هناك عدد لا يحصى من عمليات تسجيل البريد الإلكتروني للاختيار من بينها. ولكن باستخدام العديد من العناصر الشائعة ، مثل الأربعة ، فإنك تخاطر بالهبوط على أنها رسمية جدًا أو باردة أو مخلصة جدًا أو مفرطة (على التوالي). قم بتشغيلها بأمان عن طريق التمسك بأفضل اختبار تم اختباره بالوقت. وفقًا لباتريشيا نابير-فيتزباتريك ، إنها تعمل من أجل أي وضع ، وتقع مباشرة في وسط مخطط فين الرسمي. باختصار ، إنه أفضل رهان لك.
2 أنت تستخدم كلمات غريبة في السلاسل.
بمجرد أن تجري محادثة ، لا حاجة إلى مرحبا أو عزيزي أو شكر أو أفضل . (لذلك ، إذا كنت تعمل في مكتب مترابط ، حيث تكون المحادثة أكثر من مجرد مبرد للمياه.) التحيات والتوقعات ما عليك سوى إلقاء بريدك الإلكتروني ووقف تدفق المحادثة. ابدأ بكل سلسلة معهم بكل تأكيد ، لكن عليك التخلص منها بأسرع ما يمكن.
3 أنت ذاهب أكثر من عدد الكلمات.
صراع الأسهم
وفقًا لدراسة شملت 40 مليون رسالة بريد إلكتروني للأعمال ، أجراها الأشخاص في Boomerang ، تطبيق الإنتاجية ، هناك طول مثالي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات. لتحقيق أقصى قدر من الفعالية ، تأكد من أن بريدك الإلكتروني لا يقل عن 50 كلمة ولا يزيد عن 125. (نعم ، يشمل ذلك الكلمات من أربع إلى ست كلمات التي تستخدمها في hi و bye .) ولمزيد من الطرق لإتقان فن الإلكترونيات الرسائل ، وتعلم 17 اختراق عبقرية البريد الإلكتروني التي من شأنها تحسين حياتك.
4 أنت تباعد مزدوج.
صراع الأسهم
لتقدم العمر على الفور ، ضع مسافتين في نهاية كل جملة. إن المساحة المزدوجة - وهي ممارسة سترى هذه الأيام فقط في رسائل البريد الإلكتروني من المحامين والأطباء وأجدادك - نشأت كتكليف لتنضيد الحروف في القرن التاسع عشر. مرة أخرى في تلك الأيام ، قد ينفخ الحبر ، وقد لا تصل الفترات إلى التشغيل النهائي للطباعة. كانت المساحة الإضافية بمثابة وسادة للوضوح ، إذا جاز التعبير ، لضمان معرفة القارئ ، بالتأكيد ، بأن الجملة قد انتهت.
إن حقبة التشغيل الرقمية لا تحتاج إلى مساحة مزدوجة على الإطلاق. في الواقع ، قامت دور النشر والصحف والمجلات بالتخلص التدريجي من ممارسة التباعد المزدوج في الأربعينيات ، بعد ظهور IBM's Executive ، وهي آلة كاتبة من الطراز الأول. الناس ، إنه 2018. يجب أن تباعد الجمل مثل. هذه.
ليس. مثل. هذه.
5 أنت مزدوج الواصلة.
صراع الأسهم
em-dash (أحد هذه: -) هو الشيء الذي تحاول صنعه. اضغط على المفتاح shift و alt و الواصلة (هذا واحد: -) المفاتيح في نفس الوقت.
6 أنت تستخدم توقيع الجوال الخاطئ.
من المؤكد أنك رأيت بعض توقيعات البريد الإلكتروني الجديرة بالاهتمام ، والتي يأتي معظمها من الحشد الذي يعمل دائمًا. ("تم إرساله من الهاتف المحمول. يرجى مسامحة أي tpyos ،" كلاسيكي.) لا تجعل المزالق نفسها. إذا كنت تطلق رسالة بريد إلكتروني من الطريق ، فما عليك سوى قول ذلك حرفيًا. وفقًا لما قاله بن داتنر ، المدير التنفيذي ، فإن أفضل توقيع للبريد الإلكتروني على الجوّال يمكن أن يكون بسيطًا مثل: "مرسل من الطريق". إنه واضح وفعال ، بل ويأتي مع إضافة مكافأة لإثارة جو من اللامبالاة الشبيهة بالكروات.
7 أنت مخطئ في النسخ.
صراع الأسهم
إذا كنت تقوم بنسخ نص من مصدر خارجي - مستند Word أو جدول بيانات Excel ، فلنفترض أنك تريد مسح أي تنسيق قبل النقر فوق إرسال . وإلا ، فسيظهر النص في صندوق الوارد الخاص بالمستلم. لمسح التنسيق ، إذا كنت أحد بلايين مستخدمي Gmail ، فقم بتمييز النص الذي تحتاجه ونقضه في مربع "TX" الصغير. ستجد ذلك في يمين شريط أدوات خيارات التنسيق. (هذا هو الزر الذي يبدو كالتالي:
8 أنت بالتأكيد تكتب رسائل OOO خطأ.
كما تنصح جين سكودر ، الأستاذة في كلية إدارة الأعمال بجامعة لويالا في شيكاغو ، هناك تنسيق واحد فقط يجب اتباعه عند صياغة رسالة خارج المكتب:
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا OOO من الثلاثاء 12 يونيو وحتى الجمعة 15 يونيو دون الوصول إلى البريد الإلكتروني. إذا كان هذا الأمر عاجلاً ، يرجى الاتصال على. خلاف ذلك ، سوف أرد على جميع الرسائل عندما أعود .
للحصول على تفاصيل على مستوى النتبيك ، مثل ما إذا كنت تريد إنهاء الرسالة في يومك الأخير أو يومك الأول - أو ما إذا كنت تريد تضمين رقم هاتف من عدمه - فقط استشر دليلنا الشامل بصراحة في هذا الشأن.
9 أنت تشق المرفقات.
صراع الأسهم
لا تقم بسحب وإسقاط مرفقات الصور في بريد إلكتروني. أثناء هذه العملية ، يمكنك الحصول على أبعاد الصورة أو حجم الملف ، مما يعني أن المستلم قد يتلقى نسخة أقل دقة (قبيحة ومقطورة) من الصورة. بدلاً من ذلك ، قم بتوجيه نفسك إلى أيقونة قصاصة الورق في بريدك الإلكتروني ، وابحث عن الملف وقم بتحميله بهذه الطريقة.
10 أنت لا تشعبي.
يعد رمي عناوين URL بشكل عشوائي في نص رسالة البريد الإلكتروني أمرًا قبيحًا ومرهقًا وقبل كل شيء سهل الإصلاح. فقط قم بتمييز النص الذي تريده تشعبيًا ، واضغط على command-K ، والصق عنوان URL في الحقل المنبثق. بعد ذلك ، سيبدو نصك هكذا.
11 أنت تستخدم فترات كثيرة جدًا.
تتطور اللغة بمرور الوقت ، لكنني لا أشير فقط إلى الكلمات ذات المعاني الزئبقية ، أو العبارات العابرة التي فقدت في التاريخ. يتغير علامات الترقيم أيضًا. خذ هذه الفترة ، على سبيل المثال. لقرون ، فإنه يدل على أن الجملة قد انتهت ، ولا شيء غير ذلك. كانت خالية تماما من أي مادة أو العاطفة وراء ذلك.
لكن في هذه الأيام ، كما لاحظ باحثون من جامعتي Binghamton و Rutgers ، فإن إنهاء الجملة في فترة ما يمكن أن يؤتي ثماره ، في أحسن الأحوال ، كبح أو غضب في أسوأ الأحوال. (على الرغم من أنك لست بحاجة إلى العلم لإخبارك بأن كل "هذا جيد" أو "لا" ، ستشعر به كخفة.) لذلك ، ما لم يكن بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، قلل من استخدامك للدورة. استخدم علامات الترقيم الأقل قسوة - الشرط المائل ، والقطع ، والفواصل ، والنقوش ، والفاصلة المنقوطة - لتوحيد أفكارك.
12 أنت تفعل خطوط الموضوع كل خطأ.
صراع الأسهم
تقطع معظم صناديق الوارد الخاصة بالبريد الإلكتروني لسطح المكتب عرض سطر الموضوع بـ 60 حرفًا. ومع ذلك ، على الهواتف الذكية ، يتم قطع هذه الشاشة بعدد أحرف يصل إلى 25 ، اعتمادًا على الجهاز. (ستظهر الشاشات الأكبر حجمًا ، مثل تلك الموجودة في iPhone 8 Plus ، ما يصل إلى 30 حرفًا.) لضمان قراءة سطر الموضوع بالكامل ، اجعل الأشياء قصيرة وحلوة. لا تنسى أن تملأها. قليل من الأشياء أكثر حذراً من تلقي بريد إلكتروني "(بلا موضوع)" من شخص غريب.
13 أنت تستخدم الخط الخطأ.
صراع الأسهم
هلفتيكا عادي. تايمز نيو رومان متكبر. بلا كوميدي هو… فقط ، لا. عند صياغة رسائل البريد الإلكتروني ، التمسك الأساسية: Sans Serif. انها أونفوسي وسهلة القراءة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم عرض الخط على كل مستعرض ويب ، لذلك سيتم تسليم رسالتك كما هو مقصود ، مع عدم تمييز كل نمط الخط (المائل أو الغامق أو المسطّر - هذا النوع من الأشياء) على المستلم.
14 أنت تدفع كل شيء إلى فقرة واحدة.
صراع الأسهم
تجميع كل النص الخاص بك معًا هو أمر قبيح ، وهذا يتوقف على مقدار ما تقوله ، غير منظم - إلى درجة مربكة. اتبع هذه القاعدة: يجب أن تحتوي كل فقرة على نقطة واحدة ، وتستحق كل نقطة فقرة خاصة بها (حتى لو كانت جملة واحدة فقط). تفريق النص الخاص بك وفقا لذلك.
15 أنت تصنع الأخطاء المطبعية.
كنت أفضل من ذلك.
آري نوتيس آري كبير المحررين المتخصصين في الأخبار والثقافة.