وفقًا لدراسة أجرتها Workfront ، وهي موفر الإدارة السحابية ، فإن الموظف الأمريكي العادي لديه 199 بريدًا إلكترونيًا غير مقروء أو غير مفتوح في صندوق الوارد الخاص بهم في أي وقت محدد. إذا كان هذا الرقم يبدو مرتفعًا ، ومن حسن حظك ، وإذا بدا منخفضًا ، فقد حان الوقت لمنح أسلوبك في الإصلاح الشامل إصلاحًا شاملاً. الأهم من ذلك ، ومع ذلك ، فإنه لا يحتاج إلى أن يكون بهذه الطريقة. على الرغم من أن البريد الإلكتروني أصبح الآن مرادفًا لشيء غامر ويستغرق الكثير من الوقت ومملًا ، فلم يفت الأوان بعد أن ترقى إلى مستوى إعداد الفواتير الخاص بها كوسيلة سريعة وبسيطة وغير مؤلمة للتواصل مع بعضها البعض.
مفتاح إدارة صندوق الوارد الخاص بك - إلى جانب اليقظة - هو معرفة الحيل التجارية. والحقيقة هي أن هناك مجموعة كاملة من الأدوات من جميع الأنواع التي تم تطويرها على مر السنين من قبل الذين يعانون من البريد الإلكتروني مثل التفكير فقط في محاولة للخروج من تحت بريدهم غير مقروء. ولكن قبل أن تتمكن من الاستفادة من هذه الحيل - أن تصبح حزامًا أسود للبريد الوارد - عليك أن تتعلم ما هي عليه. لذلك ، من دون مزيد من اللغط ، قمنا بتجميع 17 من أكثر الحيل اللامعقول والضرورية ، والكثير ضروري للغاية للمساعدة في معالجة براري صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة وإلى الأبد.
1 العب لعبة البريد الإلكتروني.
صراع الأسهم
إن لعبة البريد الإلكتروني هي لعبة على الإنترنت - بعد تسجيل الدخول إلى حساب بريدك الإلكتروني - تجعل إدارة صندوق الوارد الخاص بك ممتعًا. يتنقل بشكل أساسي عبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ويطلب منك اتخاذ إجراء بشأن كل منها بنقرات الموقت ، مع الحفاظ على الدرجات بناءً على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترد عليها على الفور مقابل طرحها في وقت لاحق. رغم أنه يمكن إيقاف اللعبة مؤقتًا ، مما يتيح لك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني بطريقة أكثر هدوءًا ، إلا أنها طريقة رائعة لوضع القليل من الإثارة والمنافسة في مهمة جافة.
2 تبسيط مع Sortd.
صراع الأسهم
هل ترغب في أن يكون حساب بريدك الإلكتروني أكثر ذكاءً؟ حسنا ، Sortd هو نوع من هذا القبيل. بالإضافة إلى وضع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك في صفحة ويب أكثر ملاءمة للعين ، فهي تتضمن أيضًا ميزات تساعدك على البقاء على رأس عبء العمل. وتشمل هذه التذكيرات ، الحاجيات التي تساعد على تبسيط قائمة المهام الخاصة بك ، وحتى ميزة تتبع تتيح لك معرفة متى تم فتح رسائلك. كما يسمح لك بالمشاركة داخل مجموعة بسهولة ، مما يجعل مشاريع الفريق أكثر مرونة.
3 دمج عناوين البريد الإلكتروني الخاص بك.
صراع الأسهم
هل سبق لك أن ترغب في تنويع حسابات البريد الإلكتروني - إنشاء حساب اجتماعي ، وحساب تجاري ، على سبيل المثال - لكن هل تقلق من أن القيام بذلك سيجعل التحول بينهما مهمة محبطة أخرى يتعين معالجتها؟ انت لست وحدك. لحسن الحظ ، يسمح لك Shift ، وهو تطبيق مجاني قابل للتنزيل ، بدمج جميع عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بك في نافذة واحدة أنيقة وسهلة الاستخدام ، مما يجعل التبديل بينها سهلًا مثل النقر على لوحة التتبع. على سبيل المكافأة ، فإنه يدمج أيضًا وظيفة البحث ، مما يعني أنه بإمكانك الاطلاع على كامل الاتصالات الخاصة بك دفعة واحدة — خاصة تلك الاتصالات التي تقع على حدود الأعمال التجارية والشخصية.
4 التخلي عن تسجيل الخروج.
صراع الأسهم
في الأيام الأولى للبريد الإلكتروني ، تم التعامل مع النموذج كحرف فعلي ، وتضمن تحية ورسالة وتوقيع. ومع ذلك ، والآن بعد أن غمر الجميع رسائل البريد الإلكتروني بطريقة لم تكن ممكنة بالتأكيد مع البريد الفعلي ، تغيرت القواعد.
لأحد ، لم يعد هناك حاجة لتسجيل الخروج. لا يزال من الممكن استخدامها لمزيد من الاتصالات الرسمية ، وعند تقديم نفسه ، ولكن ليس هناك حاجة إلى أخذ الوقت في اتخاذ القرار بين "الأفضل" و "بحرارة". ببساطة ، لقد تجاوزنا ذلك.
5 فرز رسائلك عبر الأولوية.
صراع الأسهم
SaneBox هو برنامج آخر مفيد ، على الرغم من أنه ليس مجانيًا (تبدأ الخطط بسعر 59 دولارًا للسنة) ، فقد يكون الأمر يستحق ذلك. يسمح لك هذا بشكل أساسي بفرز رسائل البريد الإلكتروني بناءً على إلحاحها ، بما في ذلك "الآن" ، "لاحقًا" ، وبالنسبة لتلك الملاحظات التي لا تحتاج أبدًا إلى رؤية ضوء النهار ، "الثقب الأسود".
6 تطبيق طريقة OHIO.
7 يبقيه موجزا.
هل ترغب في الحصول على رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع؟ حاول قصر نفسك على عدد محدد من الكلمات في إجابتك. على الرغم من أن هذا قد يبدو مضطربًا في البداية ، فكلمات قليلة تستخدمها في اتصالاتك ، كلما زاد الوقت المتاح لك. ومع ذلك ، لا تنغمس في الدافع الخاص بك لتلقي كلمات تحوط مثل "ربما" و "أعتقد" لتخفيف ما قد يبدو وكأنه لغة خاطئة في البداية - القيام بذلك يمكن أن يجعلك تبدو أقل موثوقية.
8 حفظ قوالب الرسائل.
9 قم بإفراغ سلة المهملات في نهاية كل يوم.
صراع الأسهم
قد يكون إفراغ سلة المهملات مرهقًا - بعد كل شيء ، بمجرد ذهابها ، يتم التخلص منها إلى الأبد. ومع ذلك ، إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني عاجلة حقًا وقمت بتفريغها عن طريق الخطأ ، فلا تخطئ: سيقوم الشخص الذي يحاول الاتصال بإرسالها مرة أخرى.
والأفضل من ذلك ، أن إفراغ سلة المهملات في نهاية اليوم يساعد على التأكد من أن بريدك الإلكتروني لطيف وفارغ عندما تقوم بالتحقق منه في الصباح ، ويمكن أن يخفف من الفزع الذي تشعر به عند فتح صندوق الوارد هذا في بداية اليوم.
10 استخدم مؤشر نهاية الرسالة.
وضع EOM في نهاية سطر الموضوع - "نهاية الرسالة" - يخبر الشخص بأن الرسالة لا تحتاج إلى فتح: تم نقل المعلومات الضرورية بالفعل. إنه وقت رائع للتوفير عندما يتم استخدام البريد الإلكتروني فقط للتذكير. استخدمه ، وشجع الآخرين على ذلك. قد لا يبدو عدم الاضطرار إلى فتح بريد إلكتروني واحد بمثابة توفير وقت كبير ، لكنه يضيف إلى ذلك.
11 احذف الرسائل التي لن تقرأها أولاً.
قبل فتح أي شيء ، احذف تلك الرسائل الإلكترونية التي من الواضح أنها لا تستحق وقتك. وبالنظر إلى أن ما يصل إلى 45 في المائة من جميع رسائل البريد الإلكتروني هي رسائل غير مرغوب فيها ، ولكن لا تصل بالضرورة إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها ، فمن المفيد بالتأكيد التخلص من هذا الفوضى. من خلال مسح بعض الفرشاة ، ستجعل بقية مهام البريد الإلكتروني أقل توتراً. وعندما يتعلق الأمر بالتوتر ، كل بت تقلل من عدد الأصوات.
12 اجعل مجلدات الملفات مناسبة.
صراع الأسهم
يتم تحميل معظم عناوين البريد الإلكتروني مسبقًا ببضعة مجلدات - صندوق الوارد ، سلة المهملات ، الأرشفة ، إلخ - وأحيانًا حتى عدد قليل منها ، مثل السفر أو الشخصية أو الأعمال. على الرغم من أنها مكان رائع للبدء عندما يتعلق الأمر بمؤسسة البريد الإلكتروني ، إلا أنها لا ينبغي أن تكون هي الوحيدة التي تعتمد عليها للحفاظ على رسائلك منظمة. بينما لا يزال بإمكانك استخدام المجلدات الموجودة مسبقًا ، تأكد من إضافة مجلداتك للمساعدة في تبسيط عمليات البحث. قم بإنشاء مجلدات للاتصالات الشخصية ، أو جهات اتصال العلاقات العامة ، أو حتى الرسائل من مدرسة أطفالك ، ويمكنك الاحتفاظ بالمعلومات المهمة التي تحتويها دون ترك هذه الرسائل لسد البريد الوارد.
13 تعيين تذكير.
صراع الأسهم
Boomerang هو تطبيق آخر قابل للتنزيل يمكنه تبسيط صندوق الوارد الوارد المستنقع في أي وقت من الأوقات. يُعرف الاسم الجديد في البداية باسم Baydin ، وهو أكثر ملاءمة لوظائفه: السماح للمستخدمين بإلقاء رسائل البريد الإلكتروني بعيدًا عن الأنظار ، فقط لإعادتها عندما تحتاج إليها. سيرسل التطبيق المجاني رسائل نيابة عنك في تواريخ محددة - على سبيل المثال ، للتذكيرات الأسبوعية أو الفواتير الشهرية - ويمكن أن يزيل الرسائل من صندوق الوارد الخاص بك إلى أن يتم التعامل معها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يذكرك بمتابعة الرسائل التي أرسلتها بالفعل.
14 استخدم الاختصارات المخصصة والاستجابات المعلبة.
صراع الأسهم
لا يوجد إنكار أن الاستجابات المعلبة يمكن أن تبدو آلية. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الاستجابة المعلبة المخصصة أداة لتوفير الوقت لا تضحي بشخصيتك. راقب الاتصالات السابقة لمعرفة العبارات الأكثر استخدامًا ، وقم بإنشاء مستند منها لتوفير الوقت. في الواقع ، بالنسبة لمستخدمي Gmail ، تم تصميم هذه الوظيفة في الحال - يمكن لبرنامج البريد أن يتذكر العبارات التي تستخدمها بشكل متكرر في رسائلك ويسمح لك بإدراجها فقط عن طريق الضغط على مفتاح Tab.
15 احذف بعد إعادة التوجيه.
صراع الأسهم
في بعض الأحيان ، نتلقى رسائل بريد إلكتروني مرسلة لا ينبغي توجيهها إلينا في المقام الأول. ربما يكون لشخص آخر في الشركة أو لزميل الغرفة الذي يدفع الفواتير الكهربائية. وفي كلتا الحالتين ، يجب أن يكون أمام مقل العيون لشخص آخر ، وليس أمام مقل العيون. بدلاً من مجرد إعادة التوجيه والنسيان ، احذف السلسلة بأكملها بعد تمرير أي معلومات ذات صلة. إنه ليس عملك ، فلماذا يجب أن تشغل مساحة في صندوق الوارد الخاص بك؟
16 الاستفادة من وظيفة الأرشيف.
صراع الأسهم
إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك مقيدًا بالفعل بالرسائل الزائدة ، فإن الخطوة الأولى الجيدة هي أن تغطس وتحذف كل شيء. من المحتمل أنك لن تتعامل معه على الإطلاق في هذه المرحلة ، وربما نسي الشخص الذي كان ينتظر الرد. إذا لم تتمكن من إحضار نفسك للقيام بهذه الخطوة ، فقم بأرشفتها - إنها أفضل من لا شيء ، وسوف تقربك خطوة واحدة من "صندوق الوارد الوارد" الأسطوري.
17 إلغاء الاشتراك في الأشياء التي لا تقرأ.
صراع الأسهم
هل سبق لك الاشتراك في نشرة إخبارية - أو بعض رسائل البريد الإلكتروني المعتادة الأخرى - فقط لتغيب عنها ، مع الاستمرار في تلقي الرسائل التي لا تتعثر إلا قليلاً في صندوق الوارد الخاص بك؟ هل سبق لك أن فعلت ذلك 10 ، 20 ، أو ، لا أعرف ، 200 مرة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنت في شركة جيدة. ربما هذا هو السبب في أن التطبيق المجاني ، Unroll.me ، قد تعثر على موطئ قدم في السوق. بعد التنزيل ، تجمع خوارزمية Unroll.me جميع اشتراكات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، مما يتيح سهولة الفرز و / أو إلغاء الاشتراك. بالإضافة إلى ذلك ، توفر ميزة "Rollup" الخاصة بهم تنسيقًا رائعًا للاطلاع على النشرات الإخبارية الهامة التي تريدها. إنه غير محدود أيضًا: الخدمة متوفرة على جميع الأجهزة.
لاكتشاف المزيد من الأسرار المدهشة حول عيش حياتك الأفضل ، انقر هنا لمتابعة منا على Instagram!
